בעלי עניין בפרויקט עשויים להיות אינדיבידואל, קבוצה, או ארגון המושפעים או מעורבים בפרויקט בדרך ישירה או עקיפה. לבעלי העניין יש אחריות ואינטרס להשפיע על הפרויקט לחיוב או לשלילה, לכן חשוב כבר בתחילת הדרך לנתח מיהם, לזהות את האינטרסים שלהם וכיצד הם עשויים להשפיע על הפרויקט. תהליך ניהול בעלי העניין כולל מספר שלבים:

בשלב הראשון נדרש זיהוי של בעלי העניין – מתוך מסמך הייזום, מסמכי הרכש, הגורמים הסביבתיים של הארגון ונכסי התהליכים הארגוניים. את בעלי העניין ניתן להכליל ולהכניס לתוך ארבע קטגוריות ששונות זו מזו במידת העניין (גבוהה/נמוכה), בהצלבה עם מידת ההשפעה (גבוהה/נמוכה). לאחר ביצוע זיהוי זה ניתן לדעת כיצד לתקשר עם בעל העניין, מה מידת חשיבותו וכמה הוא צריך להיות מעודכן במהלך הפרויקט.

תכנון ניהול בעלי העניין – שלב זה כולל פיתוח אסטרטגיות במטרה לערב את בעלי העניין בצורה אפקטיבית לאורך כל חיי הפרויקט. לצורך פיתוח זה יש לנתח את רמת המעורבות הנוכחית של כל בעל עניין בהשוואה לרמת המעורבות המתוכננת הנדרשת לצורך השלמה מושלמת של הפרויקט. כלי אנליטי המאפשר זיהוי פערים בין רמת המעורבות הנוכחית והרצויה הוא מטריצת הערכת מעורבות בעלי עניין – כאשר במטריצה נסמן את הרמות המתאימות לכל בעל עניין.

לאחר הניתוח, על מנת לפתח פעולות והודעות הנדרשות לסגירת הפערים, יש להיעזר בחוות דעת של מומחים ובצוות הפרויקט. התוצר הנדרש משלב זה הוא תכנית ניהול בעלי העניין המפרטת את אסטרטגיות הניהול הנדרשות.

ניהול מעורבות בעלי עניין – תהליך זה מאפשר למנהל הפרויקט להגביר את תמיכת בעלי העניין ולמזער את התנגדותם ע"י קיום תקשורת יעילה עם בעלי העניין ועבודה עימם להשגת צרכיהם וציפיותם. עבור כל בעל עניין יש לזהות איזו שיטת תקשורת מתאימה לו ביותר ובו-בזמן יש להפעיל כישורים אישיים וכישורי ניהול, כדוגמה בניית אמון ופתרון מחלוקות, על מנת ליצור תיאום והרמוניה בקבוצה לקראת השגת מטרות הפרויקט.

ניהול המעורבות עשוי להוביל לבקשות לשינוי במוצר או בפרויקט ועל כן יש לעדכן בהתאם, במידת הצורך, את תכנית ניהול הפרויקט ואת מסמכי הפרויקט.

בשלב האחרון יש לבצע בקרה על מעורבות בעלי העניין על-מנת לשמר ואף להגביר את היעילות והתכליתיות של מעורבות בעלי העניין. אחת הדרכים העיקריות להפצת מידע לבעלי העניין על עלויות הפרויקט, התקדמות לוחות הזמנים והביצועים היא מערכת לניהול מידע המאפשרת אחסנת מידע, ניתוחו והפקת דוחות.

במהלך תהליך הבקרה ניתן לאמוד גם את יעילות האסטרטגיה שנבנתה לניהול בעלי העניין. באם עלה צורך לעדכן את האסטרטגיה, יש לשנות בהתאם את תכנית ניהול הפרויקט ואת מסמכי הפרויקט הרלוונטיים, למשל רשימת בעלי העניין.

ארז קלאוס,  סמנכ"ל הדרכה בחברה – PMP

למידע נוסף וחזרה לדף הבית: חברה לניהול פרויקטיםRBS Projects

מאמרים נוספים של המחבר:

 

למידע נוסף